1. Pengendali dan skop notis
Prospectly dimiliki dan dikendalikan oleh Matrix Connexion Sdn Bhd (No. Pendaftaran 200501031455 (713592-P)). Notis ini menerangkan pengendalian data peribadi bagi laman web, akaun, langganan, sokongan dan perkhidmatan komunikasi pelanggan Prospectly. Ia melengkapi notis privasi korporat bagi aktiviti khusus produk ini.
Kami menentukan tujuan pemprosesan data akaun, pengebilan, keselamatan dan pertanyaan perniagaan. Bagi mesej, kenalan, lampiran dan pengetahuan perniagaan dalam ruang kerja, kami lazimnya memproses data atas arahan pelanggan berkenaan. Pelanggan menentukan sebab data itu dikumpul dan digunakan serta bertanggungjawab terhadap notis privasi dan arahan yang sah. Peranan bergantung pada aktiviti sebenar, bukan label semata-mata.
2. Data yang diproses dan sumbernya
Data akaun dan pertanyaan boleh merangkumi nama, emel kerja, organisasi, peranan akaun, butiran hubungan, surat-menyurat dan maklumat pengesahan. Data pengebilan boleh merangkumi langganan, invois, transaksi dan rujukan kaedah pembayaran daripada penyedia pembayaran. Kemasukan butiran kad dan kebenaran pembayaran dikendalikan melalui antara muka penyedia pembayaran.
Kandungan ruang kerja boleh merangkumi nama pelanggan, nombor telefon, pengecam saluran, sejarah perbualan, maklumat penghantaran mesej, dokumen, imej, audio dan lampiran lain, sumber pengetahuan, arahan AI dan respons yang dijana. Pemprosesan bergantung pada fungsi yang diaktifkan dan maklumat yang diberikan.
Rekod teknikal boleh merangkumi alamat IP, maklumat pelayar atau peranti, masa aktiviti, aktiviti akaun, log keselamatan dan sokongan serta maklumat penggunaan dan ralat. Sumbernya termasuk anda, pentadbir ruang kerja, kenalan anda, perkhidmatan mesej dan AI yang disambungkan, penyedia pembayaran dan peranti yang mengakses perkhidmatan.
3. Tujuan dan pilihan pemprosesan
Maklumat diproses untuk menyediakan dan mentadbir akaun, mengesahkan pengguna, menyalurkan dan menyimpan perbualan, menyediakan fungsi AI dan pengetahuan yang dikonfigurasi, mengurus langganan dan pembayaran, menjawab pertanyaan, memberi sokongan, menyiasat kegagalan atau penyalahgunaan, melindungi perkhidmatan, menyimpan rekod perniagaan yang sewajarnya dan memenuhi kewajipan undang-undang.
Pemprosesan mesti mempunyai asas yang dibenarkan undang-undang, termasuk persetujuan jika diperlukan, pelaksanaan kontrak atau langkah prakontrak yang diminta, serta kewajipan undang-undang. Notis ini bukan persetujuan menyeluruh untuk tujuan yang tidak berkaitan. Anda boleh menolak atau menarik balik persetujuan bagi komunikasi pilihan. Notis perkhidmatan dan keselamatan yang diperlukan berbeza daripada promosi.
Maklumat yang diperlukan bagi pengesahan, pentadbiran, pengebilan atau fungsi saluran mesti diberikan untuk menggunakan fungsi tersebut. Maklumat pilihan boleh ditinggalkan. Jika maklumat perlu tidak diberikan atau kebenaran berkaitan ditarik balik, fungsi terjejas mungkin tidak dapat disediakan. Hak berkanun lain kekal terpelihara.
4. AI, pengetahuan dan saluran
Apabila AI diaktifkan, kandungan perbualan berkaitan, arahan, petikan pengetahuan dan lampiran yang disokong boleh dihantar kepada penyedia AI, pembenaman atau pemprosesan media bagi fungsi tersebut. Output dan rekod operasi berkaitan boleh disimpan dalam ruang kerja. Penggunaan kunci penyedia sendiri tidak bermakna data kekal dalam Prospectly atau peranti anda.
Penyedia mesej menerima maklumat yang diperlukan untuk sambungan dan penghantaran. Penyedia boleh memproses data menurut terma perkhidmatan bebas mereka. Lokasi, tempoh penyimpanan dan penggunaan yang dibenarkan berbeza mengikut konfigurasi dan kontrak. Kami tidak menjanjikan bahawa semua penyedia tidak menyimpan data atau mengecualikan segala latihan model. Dapatkan maklumat tentang konfigurasi sebelum menghantar bahan sulit atau sensitif.
Pemilik ruang kerja perlu meminimumkan data yang dihantar kepada AI, menyemak konfigurasi dan hak sumber, menerangkan respons automatik jika diwajibkan serta menyediakan pengawasan manusia. Jangan serahkan data sensitif atau rekod terkawal tanpa asas yang sah dan pengesahan kesesuaian perkhidmatan serta pengaturan penyedia.
6. Pemindahan ke luar Malaysia
Penyedia pengehosan dan perkhidmatan yang disambungkan mungkin memproses data di luar Malaysia. Akaun pelanggan Malaysia tidak menjamin data disimpan hanya di Malaysia. Pemindahan mesti memenuhi undang-undang Malaysia yang terpakai, termasuk seksyen 129 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 jika berkenaan, serta perlindungan kontrak berkaitan. Hubungi kami sebelum pendaftaran jika lokasi tertentu, pengaturan pemindahan atau perjanjian pemprosesan data diperlukan; pembukaan akaun sahaja tidak memberikan jaminan tersebut.
7. Kuki dan storan pelayar
Perkhidmatan menggunakan storan pelayar dan, jika berkenaan, kuki atau mekanisme serupa untuk log masuk, keselamatan, pilihan pengguna dan kesinambungan sesi sembang. Halaman pembayaran atau pihak ketiga boleh menggunakan kuki sendiri menurut notis mereka. Menyekat atau memadam storan penting boleh menamatkan sesi atau mengganggu perbualan.
Notis ini tidak membenarkan penjejakan pengiklanan yang tidak didedahkan. Jika penjejakan pilihan diperkenalkan, tujuan serta pilihan yang diwajibkan perlu diberikan sebelum penggunaannya.
8. Penyimpanan, penutupan akaun dan keselamatan
Data disimpan berdasarkan tujuannya, hubungan pelanggan, keperluan undang-undang dan perakaunan, keselamatan serta penyelesaian pertikaian. Penutupan atau penyahaktifan akaun tidak memadam semua rekod secara automatik. Data operasi, sandaran dan salinan penyedia boleh mempunyai proses pemadaman berlainan. Tiada janji pemadaman serta-merta atau tempoh seragam bagi semua data.
Permintaan pemadaman dan penyimpanan ditangani menurut undang-undang dan pengaturan perkhidmatan. Penahanan rekod untuk proses undang-undang atau kewajipan sah boleh mengehadkan pemadaman. Pelanggan perlu meminta salinan yang diperlukan sebelum menutup akaun dan tidak bergantung pada Prospectly sebagai satu-satunya arkib.
Kami menggunakan langkah teknikal dan organisasi yang sesuai dengan risiko, termasuk kawalan akses dan keselamatan. Tiada perkhidmatan internet yang bebas risiko sepenuhnya. Jika pelanggaran data mencetuskan kewajipan pemberitahuan, kami akan membuat pemberitahuan yang diwajibkan undang-undang. Maklumkan segera jika mengesyaki akses tanpa kebenaran.
9. Hak, permintaan dan aduan
Tertakluk kepada undang-undang dan pengecualiannya, anda boleh meminta akses atau pembetulan data, menarik balik persetujuan jika pemprosesan bergantung padanya, meminta pemasaran langsung dihentikan, serta melaksanakan hak berkaitan pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau distres dan kemudahalihan data jika terpakai. Anda juga boleh bertanya tentang penyimpanan atau pemadaman. Hak ini bukan semuanya tanpa syarat dan tidak digantikan oleh Terma Perkhidmatan.
Hantar permintaan kepada [email protected] dengan maklumat yang mencukupi untuk mengenal pasti akaun dan permintaan. Pengesahan identiti atau kuasa yang berkadar mungkin diperlukan. Kami akan memberi respons dalam tempoh yang diwajibkan dan menerangkan sekatan atau penolakan yang sah. Jangan hantar kata laluan, kunci penyedia atau butiran kad penuh.
Jika anda berhubung dengan pelanggan perniagaan kami, hubungi perniagaan itu dahulu kerana ia lazimnya mengawal data perbualan. Kami boleh membantu menyalurkan permintaan dan membantu pelanggan mengikut peranan kami. Anda boleh mengadu kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia melalui pdp.gov.my. Menghubungi kami dahulu tidak mengetepikan hak itu.
10. Kanak-kanak dan data pihak lain
Langganan Prospectly ditujukan kepada orang dewasa yang mengurus komunikasi pelanggan. Pelanggan ruang kerja bertanggungjawab terhadap komunikasi melibatkan kanak-kanak, termasuk kebenaran ibu bapa atau penjaga dan perlindungan yang diperlukan. Hubungi kami jika anda percaya data kanak-kanak diberikan secara tidak sah supaya keadaan itu dapat dinilai.
11. Perubahan dan hubungan
Notis ini boleh dikemas kini mengikut perubahan perkhidmatan atau undang-undang. Tarikh versi semasa dinyatakan di atas. Perubahan penting akan dimaklumkan kepada pengguna yang terjejas jika diwajibkan, dan persetujuan baharu akan diminta jika perlu. Kemas kini tidak membenarkan penggunaan tidak serasi secara retrospektif.
Pertanyaan privasi: [email protected]. Alamat surat-menyurat: Pertanyaan privasi, Matrix Connexion Sdn Bhd, Unit 50-7-7, 7th Floor, Wisma UOA Damansara, 50, Jalan Dungun, Damansara Heights, 50490 Kuala Lumpur, Malaysia. Versi English dan Bahasa Malaysia menerangkan pemprosesan yang sama; percanggahan hendaklah diselesaikan selaras dengan undang-undang yang terpakai.
200501031455 (713592-P)
Unit 50-7-7, 7th Floor, Wisma UOA Damansara, 50, Jalan Dungun, Damansara Heights, 50490 Kuala Lumpur, Malaysia